EDV-gestützte Betriebsprüfung

Bei der Betriebsprüfung setzen die Prüfer auch eine spezielle Software ein, um die Buchführung automatisch auf mögliche Unregelmäßigkeiten zu prüfen.

Seit Anfang letzten Jahres besteht für Unternehmen die Pflicht, den Betriebsprüfern auch Zugriff auf ihre elektronische Buchführung zu gewähren. Die Bundessteuerberaterkammer hat darauf hingewiesen, dass die Betriebsprüfer durch den Einsatz des Programms IDEA neue Möglichkeiten zur Prüfung haben:

• Vergleichs- oder Kennzahlberechnungen können für verschiedene Bilanzpositionen oder Posten der GuV vorgenommen werden.

• Umsätze mit einem bestimmten Steuersatz, bestimmte Vorsteuerbeträge, alle Rechnungen, bei denen ein bestimmter Abnehmerkreis in einem bestimmten Staat genannt sind, oder alle Verkaufsrechnungen, bei denen Skonti gewährt wurden, können aufgelistet und überprüft werden.

• Anhand der Warenbewegungen kann die Altersstruktur/Reichweite des Vorratsvermögens oder einzelner Gruppen des Vorratsvermögens lückenlos nachverfolgt werden.

• Die Vollständigkeit und richtige Bewertung der Inventurbestände oder die Buchungen auf den Geldkonten können von dem Prüfer abgefragt werden.

• Im Rahmen einer Kassenprüfung kann festgestellt werden, ob der Kassenbestand immer positiv war.

• Eine Lückenanalyse offenbart, ob Rechnungsnummern fehlen oder doppelt vergeben wurden.

• Durch einen Abgleich zwischen Rechnungen und Artikelstammdaten kann festgestellt werden, ob die Umsatzsteuer richtig berechnet worden ist.

• Die Bestandsmengen aus der Lagerbuchführung können mit den Ausgangsrechnungen verglichen werden.

• Durch das Anzeigen aller Artikel mit den dazugehörigen Preisen und Kunden können Verrechnungspreise überprüft werden.

• Die Bankkonten der Mitarbeiter, auf die Löhne und Gehälter überwiesen werden, können geprüft werden, um beispielsweise Doppelzahlungen festzustellen.

• Durch einen Abgleich der Kontonummern von Mitarbeitern und Lieferanten kann festgestellt werden, in welchem Umfang Mitarbeiter Waren bezogen haben.

• Die Berechtigung zur Bildung von Personalrückstellungen kann durch einen Abgleich mit den Personaldaten geprüft werden.

• Die Lohn- und Gehaltsabrechnungen können mit dem Zeiterfassungssystem abgeglichen werden.

Die Prüfmethoden werden von der Finanzverwaltung ständig weiter entwickelt. Derzeit sind die möglichen Auswertungsverfahren noch nicht einmal ansatzweise ausgeschöpft.